Il peut être difficile de suivre les fuseaux horaires. Même si nous avons essayé de réinventer les fuseaux horaires, nous n’arrivons toujours pas à nous mettre d’accord sur un système universel.
Cependant, ce n’est généralement pas un problème puisque tout le monde connaît le fuseau horaire de sa région. Par exemple, la différence entre l’Est et l’Ouest est de trois heures aux États-Unis. Facile, non ?
Mais que se passe-t-il si vous travaillez avec une équipe distante répartie dans le monde entier ?
Lorsque vous avez un collègue au Portugal et un autre en Inde, il est plus difficile de garder une trace du temps. De plus, les membres de l’équipe peuvent avoir plus de mal à collaborer dans un environnement asynchrone, et cela peut leur prendre un certain temps pour s’adapter. De plus, la planification des réunions peut être difficile, incommodant ceux qui doivent y assister, surtout tôt le matin ou tard le soir.
Qu’il suffise de dire que lorsque vous travaillez avec des coéquipiers dans différents fuseaux horaires, trouver le bon moment pour une réunion est une bataille constante pleine de compromis.
Cependant, d’un point de vue commercial, il est difficile de s’opposer à une exploitation sur plusieurs fuseaux horaires. Malgré les défis, les avantages l’emportent largement sur les inconvénients. L’un des avantages est que vous pouvez puiser dans un bassin de talents et de compétences plus large et plus diversifié. De plus, vous pouvez essentiellement fonctionner 24 heures sur 24.
Vous pouvez cependant surmonter ces défis avec les bons outils et approches.
1. Informez immédiatement les tiers de votre emplacement.
Vous devez immédiatement faire savoir aux gens dans quel fuseau horaire vous vivez. Lorsque vous vous présentez, informez vos collègues de votre emploi du temps et de vos canaux de communication préférés. Vous pouvez également profiter de cette occasion pour fixer des limites. Donnez un exemple d’une situation dans laquelle vous pouvez être contacté, même si vous n’êtes pas à l’heure.
Vous avez du mal à communiquer votre emploi du temps ? Pensez à partager votre agenda en ligne avec vos pairs,
Ou, vous pouvez déposer le lien de votre calendrier dans vos profils en ligne. Pourquoi? Vous pouvez éviter les malentendus en rendant vos heures de bureau visibles dans votre signature d’e-mail, votre profil de chat professionnel, votre compte LinkedIn et votre profil Google.
Aussi, n’oubliez pas de les mettre à jour chaque fois que nécessaire. Vous êtes responsable de partager tout changement dans votre emploi du temps, que vous changiez de quart de travail ou que vous pointiez plus tôt.
2. Communiquez clairement les limites des fuseaux horaires.
Vous devez aider vos employés à communiquer clairement leurs heures de travail préférées et à établir des limites avec les équipes avec lesquelles ils travaillent, qu’ils soient situés en dehors de votre bureau principal ou qu’ils travaillent dans une équipe hybride. Un calendrier d’équipe partagé peut être utile car chacun peut voir la disponibilité de chacun.
Il est également important que les managers planifient les réunions pendant les heures de travail de leurs équipes. Assurez-vous que toute votre équipe est en mesure de trouver des horaires qui conviennent à tous. Assurez-vous de ne pas laisser les membres de votre équipe dispersés sauter sur un appel à 7 heures du matin simplement parce que cela vous convient.
Pour une meilleure transparence et une meilleure coordination, utilisez un outil qui permet aux membres de l’équipe de partager leurs calendriers de travail. La meilleure façon de combler les lacunes de communication culturelle est de faciliter une discussion ouverte sur les heures de travail et les attentes. Encouragez vos employés à réserver du temps pour les pauses déjeuner et à s’abstenir de consulter les e-mails professionnels ou les messages Slack en dehors des heures de bureau.
3. Décidez d’un moment équitable pour les réunions.
Lorsque vous travaillez sur plusieurs fuseaux horaires, il est important de définir des heures de réunion équitables. Après tout, personne ne veut se lever à 5 heures du matin pour un enregistrement ou se coucher tard pour une réunion à 22 heures si c’est en dehors de ses heures normales de travail.
En bref, assurez-vous de prendre en compte le fuseau horaire de chacun lors de la définition des heures de réunion. Et s’il n’y a pas moyen de rendre les heures de réunion équitables pour tout le monde ? Afin d’éviter d’incommoder les mêmes personnes à plusieurs reprises, vous pouvez modifier l’heure de début.
4. Comprendre la différence entre communication synchrone et asynchrone.
La communication synchronisée et asynchrone est importante à comprendre lorsque vous travaillez avec une équipe distribuée.
Le processus de communication synchronisée (« sync ») permet aux collègues de répondre et de fournir des commentaires en temps réel. Vous pouvez le faire via des appels téléphoniques, des chats vidéo ou même en utilisant une plateforme de messagerie instantanée comme Slack ou Microsoft Teams.
La communication asynchrone, quant à elle, fait référence à l’envoi d’informations à des moments différents et au retard de la livraison. Par exemple, envoyer un e-mail ou laisser un message vocal auquel ils peuvent répondre quand cela leur convient.
Tirez parti de l’asynchronisme dans la mesure du possible.
Dans la mesure du possible, il est important de développer la capacité de communiquer de manière asynchrone lorsque vous travaillez à distance. Peu importe où se trouve toute votre équipe et quel fuseau horaire ou géographie vous sépare, une communication asynchrone efficace vous permet de rester connecté efficacement.
Conseils pour la communication asynchrone :
- Chaque demande doit commencer par ce dont vous avez besoin et pourquoi vous en avez besoin. En étant franc, les autres sauront à quel type d’engagement vous vous attendez.
- Envoyez une vidéo Loom au lieu d’une réunion pour discuter d’informations et solliciter des commentaires. Lorsqu’ils répondent, les gens peuvent l’envoyer au format texte ou en téléchargeant leur propre vidéo Loom.
- Invitez des personnes à commenter et à collaborer sur des documents tels que Google Docs.
- Vous pouvez planifier des réunions en personne à l’aide d’un logiciel de planification de réunions ou de quelque chose comme Doodle pour trouver le meilleur moment pour tout le monde.
5. Envisagez des quarts de travail fractionnés ou des journées de travail qui s’adaptent à différents fuseaux horaires.
Supposons que vous travailliez dans un pays mais que la moitié de votre équipe se trouve dans un autre. Envisagez de travailler une demi-journée au bureau, puis de travailler à distance un ou plusieurs jours par semaine le soir ou tôt le matin. Souvent appelés quarts de travail fractionnés, cela implique de travailler une partie de la journée pendant votre fuseau horaire, puis de travailler une partie de la journée pendant le fuseau horaire d’une autre équipe.
Avec un horaire fractionné, vous pouvez être plus disponible pour des réunions avec des collègues dans différents fuseaux horaires sans ignorer votre équipe locale. De plus, vous pourrez rester en contact avec votre service international sans rester éveillé toute la nuit.
Et si vous travailliez dans deux fuseaux horaires qui se croisent peu ? Plutôt que de travailler le même nombre d’heures consécutives, divisez votre quart de travail en deux.
Comme alternative, vous pouvez décider de travailler sur l’horaire d’une autre équipe internationale pendant quelques jours chaque semaine. Par exemple, vous pouvez travailler les jours qui conviennent aux régions d’Europe, du Moyen-Orient et d’Afrique (EMEA). En tant que tel, vous commencez à travailler à 6h00. Cependant, vous auriez terminé à 15h00. Il vous suffit de réserver un événement d’une journée complète avec le titre « Heures EMEA : 6h00 à 15h00 HNE » afin d’éviter d’être réservé par des personnes de votre temps. zone.
6. Spécifiez clairement les dates et les heures.
Si différents fuseaux horaires sont représentés dans la discussion, essayez d’être aussi précis que possible en ce qui concerne les heures et les dates. Lorsque vous faites référence à un moment précis, tous ceux qui lisent votre message doivent en être conscients.
A titre d’exemple, demander, « pouvons-nous nous rencontrer mercredi prochain à 11h00 votre heure? » n’est pas aussi bon que de demander, « pouvons-nous nous rencontrer mercredi prochain à 11 heures HNE? »
Pour que chacun comprenne les différentes heures, utilisez un simple outil de conversion de fuseau horaire.
Assurez-vous de ne pas confondre les heures AM et PM ou d’utiliser des chiffres romains lorsque vous écrivez dans une langue étrangère. Bien que cela ressemble à un petit détail, cela peut causer de la confusion et un stress inutile.
Astuce bonus : Décidez quel fuseau horaire utiliser.
Même si vous devez toujours connaître les fuseaux horaires des autres, définir un fuseau horaire officiel pour votre entreprise peut aider à réduire les malentendus.
Les réunions peuvent être organisées en fonction du fuseau horaire personnel de chaque responsable, laissant chacun se démener pour trouver son propre fuseau horaire. Avoir un fuseau horaire officiel signifie que tout le monde fixera et communiquera les échéances et les réunions en utilisant le même fuseau horaire, quel que soit leur emplacement. Ce faisant, les employés peuvent déterminer rapidement le décalage horaire entre leur emplacement et leur bureau.
7. Configurez des wikis internes.
Les informations et le contexte en temps réel ne doivent pas se limiter à des vidéos et des captures d’écran uniques. Notion, Confluence et même Google Drive peuvent tous être utilisés pour documenter les meilleures pratiques et processus sur un wiki interne.
La documentation n’est pas la seule chose que vous pouvez faire avec les wikis. Les utiliser est également un moyen efficace de partager des notes de réunion, de créer un consensus et de recueillir des commentaires. Grâce à la création d’un wiki, vous serez en mesure de créer de la transparence et de stimuler un flux continu d’idées et de commentaires.
8. Utilisez un calendrier en ligne.
Il est courant de perdre beaucoup de temps à attendre une confirmation lors de la réservation de rendez-vous ou de réunions avec des membres de l’équipe à distance. Un décalage horaire rend encore plus difficile l’obtention d’une réponse en temps réel. Vous n’aurez probablement pas de nouvelles des autres parties avant le jour ouvrable suivant si elles vivent à l’autre bout du monde. Un échange d’e-mails peut même prendre une semaine pour fixer un rendez-vous.
Heureusement, des outils comme Google Calendar et Calendar résolvent ce problème.
Prenez Calendrier, par exemple.
Le calendrier recherche les créneaux horaires ouverts dans vos calendriers connectés lorsque vous devez planifier une réunion. L’ajout ou la suppression d’heures et la sélection de la durée de la réunion sont des options personnalisables. Il est également possible d’inclure des options de lieu de réunion comme une adresse physique, un numéro de téléphone ou un lien Zoom.
Votre disponibilité peut être envoyée par e-mail aux participants à la réunion une fois que vous avez défini vos préférences. En cliquant sur une heure, ils peuvent la réserver, et Calendar l’ajoutera à votre calendrier et enverra un e-mail aux participants à la réunion.
9. Évitez la microgestion et définissez des attentes appropriées.
Reconfigurer les attentes autour du travail signifie également travailler sur plusieurs fuseaux horaires. Vos employés peuvent ne pas être en mesure d’obtenir des réponses immédiates à leurs demandes en raison du décalage horaire. Pour aider les collègues distants à se sentir respectés, ils doivent déterminer l’urgence d’une tâche avant d’envoyer des messages instantanés ou des e-mails. En faisant cela, ils se sentiront plus appréciés au travail, moins stressés et plus satisfaits.
Un autre excellent moyen pour les gens de rester en contact avec leurs collègues est de planifier l’arrivée d’e-mails ou de messages instantanés pendant les heures de travail. Les messages peuvent être programmés à l’avance sur de nombreuses plateformes de communication s’ils doivent être envoyés avant ou après les heures de travail.
Fournissez ces outils à vos employés afin qu’ils puissent les utiliser efficacement. En conséquence, vous serez en mesure de combler les lacunes de communication culturelle, ce qui conduira à un environnement de travail plus respectueux et productif.
10. Soyez conscient des normes culturelles.
Il est important de comprendre les normes et traditions culturelles des pays dans lesquels votre entreprise a des travailleurs à distance. Ils peuvent travailler à des heures différentes, célébrer des fêtes différentes ou communiquer différemment en raison de ces différences culturelles.
Afin de créer une équipe cohésive, il est important de démontrer une compréhension des différences culturelles.
11. Soyez patient si vous devez envoyer un message imprévu.
Les e-mails et les messages ne doivent pas être envoyés juste au moment où des collègues se réveillent ou se couchent dans des fuseaux horaires différents. Par conséquent, de nombreux employés dans le monde suspendent leurs notifications de messages instantanés lorsqu’ils ont fini de travailler ou éteignent leurs appareils de travail lorsqu’ils ont fini de travailler.
Exiger que vos coéquipiers soient toujours disponibles ne crée pas une bonne culture d’entreprise et peut nuire au moral. Vous pouvez éviter cela en minimisant vos messages après les heures d’ouverture et en étant patient si vous n’obtenez pas de réponse immédiate. Il est probable qu’un coéquipier vraiment formidable vous contactera lorsqu’il commencera à travailler le lendemain.
12. Amusez-vous avec le temps du visage.
La coordination entre les fuseaux horaires peut être difficile. Cependant, cela vaut la peine de prendre le temps de s’amuser ainsi que de parler du travail.
Les relations favorisent la confiance, augmentent la collaboration et augmentent la productivité dans n’importe quel environnement de travail. Pour les équipes distantes, cependant, cela est particulièrement important. Avoir une relation sociale avec des collègues fait plus que combattre l’isolement. De plus, cela réduit les obstacles à poser des questions, à obtenir de l’aide et à prendre des risques.
Prenez le temps de prendre des cafés virtuels avec vos coéquipiers en tête-à-tête ou en petits groupes, et planifiez des soirées de jeux en ligne pour toute l’équipe. Envisagez de fournir une option de connexion pour des événements comme une fête de fin d’année ou une activité sociale trimestrielle si votre équipe est partiellement éloignée. Il est même possible d’emmener votre Meeting Owl à l’happy hour si vous le souhaitez.
Dans les deux cas, assurez-vous que vos employés distants reçoivent un traitement spécial, tel que des cookies. Vous pouvez également leur donner un budget pour acheter leurs propres rafraîchissements, afin qu’ils aient l’impression de faire partie de la fête.
Publié en premier sur le calendrier. Lire ici.
Crédit d’image en vedette : Cottonbro Studio ; Pexel ; Merci!
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